Más documentación y menos reuniones

Tarsis.net, 29 de noviembre de 2022

Presenciales o virtuales, ¿cómo es posible que las reuniones ocupen tantísimas horas de trabajo, y sean tan incómodas, tan frustrantes, tan pesadas y tan improductivas? Sólo hay que estudiarlas para darse cuenta del por qué.

Todo el mundo tiene experiencia directa de lo que representa una reunión de trabajo, y de cómo la proliferación de estas reuniones pesa en el día a día, acabando por convertirse en una carga. Sí, hay que coordinarse, y hay que discutir diferentes aspectos del trabajo pero, ¿no hay otro medio que consuma menos tiempo y energías? Seguramente a muchas personas no les costará reconocer una serie de patrones nocivos en muchas de las reuniones a las que asisten:

• Carencia de información. Se convocan sin una especificación previa de cuáles son los temas concretos a tratar y sin información preliminar que ayude a ir a la reunión habiendo comprendido ya el asunto y pensado sobre él, en lugar de llegar a ella a descubrir de qué se trata.
• Falta de organización. No se convoca un orden del día y, aunque se convoque, cualquier motivo es bueno para abandonar los asuntos de la reunión por la primera digresión que ofrezca la oportunidad.
• Atención diluida. En algunos casos, y dada la ubicuidad de los dispositivos conectados, se está a la vez en la reunión y atendiendo a otros asuntos. A cuantas más reuniones tenga uno que asistir, más probable es que se dé esta situación.
• Decisión precipitada. Se pretende que, a los pocos minutos de exponer un asunto, cada cual dé su opinión y se tomen decisiones que van a condicionar el trabajo y sus resultados. ¿Qué forma de tomar decisiones es ésa? ¿Dónde quedan la asimilación del asunto y la reflexión sobre cuáles pueden ser las diferentes vías de abordarlo y la selección del mejor curso de acción posible? ¿O es que eso queda para la siguiente reunión?
• Inexistencia de registro utilizable. Es verdad que ahora muchas de las reuniones se graban, y puede revisarse a posteriori, pero el formato de vídeo no es precisamente el paraíso cuando se trata de encontrar determinada información que se barajó en alguna de las reuniones. Poder recuperar esa pieza de información puede llevar muchas horas, y no hay garantía de que vaya a recuperarse.

Una ineficaz pérdida de tiempo

Por otro lado, las reuniones son costosas en tiempo, más allá de las horas fijadas para ellas, dado que hay que prepararse antes de la reunión y seguramente van a demandar acciones inmediatas posteriores a la misma. Y no puede ignorarse también que cada cambio de actividad supone una pérdida de concentración y una ralentización del trabajo productivo. Cuando sales de una reunión no saltas inmediatamente a trabajar a tu velocidad de crucero, sino que necesitas un cierto tiempo para volver a alinear tu mente con la tarea que quieres desarrollar. La realidad es que una reunión de una hora es fácil que se coma en realidad dos horas en tiempo real de trabajo. Puede que más. ¿Qué tal le sienta eso a la productividad? ¿Y a la actitud y la satisfacción de una persona con su trabajo? Que estos efectos no se vayan a recoger como resultados en una hoja de cálculo no significa que no estén ahí.

Y, si tienes que asistir a dos o tres reuniones al día, ¿dónde queda el tiempo para hacer el trabajo real? Porque alguien tendrá que trabajar en la empresa, ¿no? ¿O nos van a pagar los clientes por reunirnos? Hasta que Meta introduzca la publicidad patrocinada en las reuniones del metaverso y podamos pasarnos el día reunidos viendo publicidad que genere ingresos para la empresa, eso no va a ser posible.

Muchas veces lo dicho en la reunión queda escrito en el aire y, si se trata de transmitir algún tipo de conocimiento, una reunión no es precisamente el mejor de los entornos para comunicar ese conocimiento. En las reuniones se producen interrupciones y derivas que apartan al que interviene del curso de una exposición que debería estar transmitiendo esa información.

Eso por no hablar de las tediosas e infructuosas presentaciones que incluso han dado nombre al efecto que producen: «muerte por PowerPoint» (death by PowerPoint). Tratar de explicar conceptos o relaciones complejos en una diapositiva, donde incluir demasiado texto se desaconseja en favor de imágenes, es como tratar de enseñar filosofía en 140 caracteres.

Las presentaciones son una infantilización del conocimiento que se maneja en una organización, y no sólo hacen perder tiempo al que asiste a la presentación, sino al que la tiene que crear. Y aún peor: los participantes pueden salir con la impresión de que la reunión realmente ha servido para transmitir el conocimiento, cuando en realidad sólo se ha arañado el asunto superficialmente, y probablemente se han creado más dudas que las que se han resuelto.

Se pierde el tiempo, se pierde el conocimiento y se pierde la posibilidad de hacer una decisión informada y meditada. Las reuniones parecen más bien una rémora del siglo XX para organizaciones que deberían estar orientándose al siglo XXII. ¿Hay alguna forma de salir de esta espiral de pérdida de tiempo y de aburrimiento?

Nosotros lo hacemos de manera diferente

Normalmente huimos en este blog de hablar sobre cómo nosotros hacemos las cosas, cómo organizamos nuestro tiempo o qué herramientas utilizamos, pero en este caso haremos una excepción dado que podemos recurrir directamente a nuestro caso para mostrar una forma conceptualmente diferente trabajar.

Uno de los tradicionales talones de Aquiles de muchas organizaciones es la incapacidad de documentar eficientemente sus procedimientos, su oferta, sus servicios, sus activos… Una enorme proporción del conocimiento — entendido en sentido amplio — del que dispone una organización se gestiona de una manera informal. Hay alguien que sabe dónde está este archivo, pero no aquel otro; otra persona sabe qué función tienen un sistema y cómo se administra, pero no los demás; un tercero tiene información sobre una línea de productos o un cliente, pero esa información duerme el sueño de los justos en la memoria de esa persona, o en un disco duro que cualquier día puede dejar de estar disponible…

Tarde o temprano alguien enferma, o toma vacaciones o se marcha de la empresa, y en ese momento la empresa se ha descapitalizado parcialmente de dos tipos de conocimiento: a) un conocimiento general, el que aporta un profesional que cumple una función concreta (por ejemplo, un administrador de sistemas); y b) un conocimiento específico que tiene que ver con la propia organización, sus mecanismos y circunstancias (determinado servidor tiene propensión a fallar en determinadas condiciones o las copias de seguridad residen en determinado servicio en la nube). Las personas que trabajan en recursos humanos saben que reemplazar un trabajador para una determinada función puede ser bastante costoso, tanto en tiempo como en dinero, pero reemplazar el conocimiento específico puede llevar años, y se corre el riesgo de recuperarlo sólo parcialmente, o de no recuperarlo nunca.

¿Es ésta una forma eficiente de funcionamiento para una empresa moderna? Se trata de una pregunta retórica. Naturalmente que no lo es, y sin embargo esta situación se produce una y otra vez en miles y miles de empresas. En pleno siglo XXI.

Superar este escollo implica pensar y gestionar sobre el conocimiento de la organización, y tomar las medidas necesarias para que esa gestión permita:

• Que ese conocimiento tenga un cauce establecido para ser recogido (adquisición)
• Que disponga de un lugar en el que habitar y que perdure en el tiempo (preservación)
• Que sea inteligible para otras personas aparte de las que disponen de él (utilidad)
• Que sea eficientemente accesible a las personas interesadas (disponibilidad)

Estos son principios básicos de la gestión del conocimiento que, aunque puedan parecer obvios, están muy muy lejos de las prácticas habituales en muchas empresas.

¿Pero qué relación tiene todo esto con la superación de las reuniones en la práctica diaria de una organización? En Tarsis.net decidimos desde el principio que nuestra apuesta iba a ser por la documentación del conocimiento, así que establecimos los procedimientos y las herramientas que nos permiten conseguir los objetivos de la lista anterior. Más documentación disponible para todos significa que hay mucha menos necesidad de reuniones y mucha más adquisición, preservación y disponibilidad de conocimiento.

Sí, está claro que hay reuniones que no son evitables. Hay que coordinar un plan de acción o definir una estrategia o una táctica, y entonces mantenemos una reunión lo más breve posible, estando toda la información relevante al alcance de los interesados previamente a la reunión, así que no vamos a una reunión a enterarnos de qué pasa, o a decidir a matacaballo sobre un punto sobre el que acabamos de ser informados. Nuestras reuniones son pocas, cortas, informadas y orientadas a tomar decisiones concretas. Nuestra reunión diaria para discutir temas en marcha es raro que dure más de 10 o 15 minutos. El resto del tiempo estamos trabajando y evitando las reuniones tanto como podemos.

Y claro que documentamos. Lo hacemos con los proyectos, con los servicios, con los sistemas, con las tecnologías que utilizamos, con nuestras investigaciones sobre un determinado mercado o un tipo de proveedor, con los procedimientos internos y externos, con los planes de publicación de contenidos, con las tareas y sus historiales, con los problemas técnicos y sus soluciones, con las tendencias de evolución de los diferentes tipos de servicios que ofrecemos… así que cuando llega el momento disponemos de información abundante sobre los temas que constituyen nuestro trabajo, y no sólo búsquedas en Google, sino auténtica información practicable y relacionada con nuestra empresa, y que está ahí esperándonos para favorecer nuestra eficiencia a cada paso.

Claro que ocasionalmente tenemos que mantener reuniones más largas, pero o bien tienen que ver con la definición de la estrategia o con la resolución de un problema candente. Pero en esas ocasiones en realidad esas reuniones son más sesiones de técnicas de pensamiento creativo, como el Pensamiento de Diseño, que reuniones de trabajo.

Disponemos de herramientas que reflejan tanto información diaria sobre los proyectos y sus tareas como información de fondo que debe quedar registrada para consulta en cualquier momento. La información es, en ambos casos, buscable desde el propio navegador, 7✕24, desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

Nada de esto es una fantasía disponible únicamente para una organización geek, porque esas herramientas son sencillas y baratas: un gestor de tareas integrado con un blog interno, así que cualquier organización puede permitirse disponer de ellas. No existe una barrera económica de entrada, pero sí una barrera filosófica, psicológica u organizacional: la organización tiene que ser consciente del conocimiento que maneja y ser capaz de manejar ese conocimiento. Al fin y al cabo vivimos en la sociedad del conocimiento, ¿recuerdan?

Las reuniones son una solución arcaica e ineficiente de compartir conocimiento y tomar decisiones, desde varios puntos de vista que hemos expuesto antes. Por contra, la documentación es una necesidad, frecuentemente descuidada, que preserva y ofrece conocimiento.

Si su organización se resiente de un exceso de comunicación interna improductiva, quizá ha llegado el momento de pensar diferente.