El papel de la intranet en Recursos Humanos

Tarsis.net, 29 de mayo de 2019

El número de usos que tiene una intranet para recursos humanos en el soporte de los procesos internos de una empresa es incontable. Cualquier proceso interno susceptible de digitalización, especialmente aquellos que requieren una información estructurada, son susceptibles de saltar a una intranet, como plataforma aglutinadora.

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Es frecuente encontrar usos de la intranet vinculados a preventa, postventa, IT interna y operaciones pero, aunque menos difundido en los medios especializados, el potencial de una intranet en el campo de los Recursos Humanos (RRHH) es enorme. Valga como muestra unos ejemplos:

• Herramienta de difusión de las políticas de empresa. Políticas de contratación, de igualdad, de vacaciones, de retribuciones, de integración, de conciliación, de responsabilidad social corporativa, política medioambiental, política de privacidad, etc.
• Anuncios de Recursos Humanos, como el calendario laboral, apertura de contratación de puestos de trabajo, anuncios de jubilación, política salarial, etc.
• Repositorio de documentos de Recursos Humanos, como formularios de vacaciones, bajas, convenios sectoriales, normas de uso de instalaciones, revistas de prensa, etc.
• Sistema para albergar formularios de uso interno: Vacaciones, notas de gastos o reserva de salas de reunión y otras instalaciones compartidas de uso exclusivo.
• Comunicación de eventos internos, como kick-offs, conferencias, participación en eventos externos, comunicación de patrocinios, etc.
• Directorio de empresa, para evitar la duplicidad y obsolescencia de los directorios en papel o electrónicos, pudiendo tener además herramientas de búsqueda según varios criterios.
• Fomentar el aspecto social de la empresa, mediante las herramientas de la intranet social, organizada jerárquicamente en departamentos, pero también transversalmente en equipos o grupos de interés.
• Formación interna: Desde cursos, vídeos, webinars, podcasts, documentos hasta un completo sistema de e-learning.
• Facilitar y estructurar los procesos de on-boarding, que tienden a ser lentos, costosos y con tendencia a la informalidad.
• Publicación de encuestas para medir el clima laboral e impedir que el tiempo y dinero invertidos por la empresa en reclutamiento se echen a perder debido a situaciones que usualmente escapan del radar del departamento de RRHH.
• Soporte de blogs internos, que ocupan un lugar intermedio entre formación y comunicación, y en los que el personal más cualificado en una determinada materia puede verter sus conocimientos para beneficio de todos.
• Servir de medio de comunicación de actividades extraempresariales, como la participación en programas de voluntariado o eventos en los que la empresa actúe como patrocinador.
• Aumentar la satisfacción y el compromiso de los empleados poniéndolos en contacto unos con otros y fomentando actividades conjuntas e interacciones.
• Sistema de resolución de consultas de empleados. Algo muy sencillo, pero que constituye de hecho la formalización de un proceso que normalmente se lleva a cabo informalmente mediante una consulta personal, una llamada telefónica o un mensaje de correo electrónico.

Como puede verse, una empresa cuyo departamento de RRHH emprenda sólo la mitad de estas posibilidades habrá avanzado un paso enorme en la gestión de muchos de los recursos del trabajo del día a día.

Como colofón, una nota sobre la insistencia a lo largo de este artículo en los términos “formalización” y “estructuración”: No se trata sólo de una llamada a un trabajo más organizado — que también — , sino que son precisamente esas características en los procesos las que permiten que el departamento cuente a medio y largo plazo con datos sobre los que luego se pueden obtener estadísticas y analizar para descubrir patrones y sacar conclusiones, es decir, actuar. No hay directivo al que se le escape la importancia de este hecho.