Cómo medir el éxito de una intranet

Tarsis.net, 6 de noviembre de 2020

Una intranet es una herramienta. Tiene unos costes y tiene que ofrecer resultados. ¿Cómo podemos saber si nuestra inversión y costes operativos están dando sus frutos? Escuchando el sonido de los datos.

Los indicadores de rendimiento que se utilizan habitualmente para medir el rendimiento de cualquier proceso son los llamados KPI (Key Performance Indicators). Estos indicadores son valores — en principio cuantitativos — de lo bien o mal que está funcionando un proceso. Los hay a miles, aplicables a cualquier tipo imaginable de proceso, organización o proyecto.

¿Tiene que poner en marcha una intranet? Infórmese de nuestro servicio de intranet y extranet. Tenemos dos décadas de experiencia en el desarrollo de herramientas de colaboración para PYMEs.

Nosotros vamos a centrarnos en unos pocos que sean relevantes, porque es fácil perder la cabeza y tratar de buscar cifras que describan todo tipo de cosas, y entonces la evaluación se convierte en un trabajo en sí misma. Es mejor elegir unos pocos KPI valiosos, seguirlos regularmente, y que este seguimiento no nos requiera muchas horas al mes.

• Coste mensual por usuario. La intranet es un sistema. Nos ha costado ponerla en marcha y nos cuesta cada mes, en alojamiento y en mantenimiento por parte del responsable. Una medida de su éxito es estar disponiendo de un sistema propio, seguro y funcional, con un coste razonable. Este factor es siempre relevante, especialmente si uno se ha planteado la diferencia entre una intranet basada en software libre frente a otra bajo la fórmula SaaS.
• Número total de accesos mensuales. ¿Cuántas veces se han producido accesos autenticados de usuario? A mayor número de accesos mensuales, más actividad se habrá desarrollado en la intranet. Éste es un factor que debe ser equilibrado con el siguiente.
• Porcentaje mensual de usuarios activos que utilizan la intranet. ¿Cuál es el grado de implantación/aceptación de la intranet como herramienta de trabajo entre los empleados? ¿Por qué los demás no entran? Recomendamos evaluar cualitativamente quiénes son los que no entran. Vea nuestro artículo «Dificultades en la adopción de una intranet».
• Número de procesos mensuales llevados a cabo en la intranet. Es más difícil de medir objetivamente, porque cada organización tendrá un cierto número y tipos de procesos alojados en su intranet. Es necesario que cada gestor de una intranet establezca elementos peculiares de su sistema que midan este factor, por ejemplo: Número de formularios enviados, número de mensajes publicados, número de artículos publicados, número de informes emitidos, etc.

Como siempre que se trabaja con datos, y es lo que son los KPI, tendremos que trabajar comparando los datos del mes que analicemos con la serie histórica (qué tal lo hacemos respecto al mes anterior para averiguar la tendencia), descontando la estacionalidad, porque en muchos casos el mes de agosto o diciembre son comparables sólo con meses de agosto o diciembre anteriores, no con julio o con noviembre.