Elearning y conocimiento

Tarsis.net, 29 de abril de 2020

En la nueva era que nos espera, en la que el contacto social va a estar, siquiera temporalmente, limitado, y en la que los recursos van a ser escasos durante un tiempo, las empresas tienen un reto que afrontar: Cómo ser capaces de preservar y difundir el conocimiento entre sus empleados.

Cualquier organización, cualquier empresa, dispone de un acervo de conocimientos que son necesarios para su correcto funcionamiento. Estos conocimientos suelen estar informalmente distribuidos entre las personas que forman parte de ella y pueden estar depositados en cualquier formato imaginable: La memoria de un jefe de taller, un manual en un armario de un departamento, una colección de archivos en un servidor o en una cuenta de Dropbox, el historial de correo electrónico de todos ellos…

Se trata del viejo problema que es la razón de ser de la gestión del conocimiento, entrelazado con las necesidades del siglo XXI: Hay que ser capaces de adquirir y digitalizar el conocimiento de la organización pero, si queremos que ese conocimiento sea útil a la empresa, hay que poder ponerlo al alcance de los trabajadores, y para ello necesitamos la teleformación (elearning).

Pero las necesidades de nuestro tiempo en materia de formación son a su vez un nuevo reto, que afortunadamente ofrece posibilidades de avance gracias a las nuevas tecnologías, porque la formación de los empleados de hoy en día debe cumplir una serie de requisitos:

• Tiene que ser capaz de agregar diferentes formatos digitales: Texto, imágenes, audio o vídeo, y esos contenidos deben ser indexados y poder ser buscables.
• Los empleados deben poder acceder a ese conocimiento en el momento en que les sea más conveniente. No se puede contar ya con horarios de clases, cursos presenciales o ubicaciones fijas.
• La formación es un proceso permanente. Las habilidades que requieren el mundo del trabajo actual son cambiantes, y evolucionan con rapidez. Eso significa que tenemos que seguir alimentando los conocimientos de los trabajadores de forma continuada.
• El mecanismo que busque la empresa para ofrecer oportunidades de teleformación a sus trabajadores debe ser capaz de incorporar conocimientos externos a la empresa. No podemos pretender seriamente que todo el conocimiento necesario lo tenemos ya en nuestra manos.
• Los resultados de la teleformación tienen que ser medibles, para que la empresa pueda descubrir si su inversión en recursos está dando sus frutos y, si no es así, pueda saber por qué.

Es decir, que, para poder dar solución al problema de la preservación del conocimiento de una organización, necesitamos de un flujo de trabajo que tiene un aspecto como el siguiente:

Recopilación → Digitalización → Indexación → Teleformación

La apariencia sencilla de este flujo de trabajo es engañosa, porque cada uno de esos pasos presenta a su vez considerables retos. De ellos, probablemente los más sencillos de acometer son los dos centrales — digitalización e indexación — porque se trata de procesos técnicos, pero los dos puntos extremos son intrínsecamente complejos, y una mala ejecución de cualquiera de ellos puede dar al traste con todo el proceso.

Por ejemplo, la recopilación de la información implica un considerable trabajo de pararse a pensar cuál es el conocimiento realmente esencial y digno de preservación en cada una de las unidades de la empresa, ser capaces de descubrir dónde está ese conocimiento, extraerlo y almacenarlo para la siguiente fase. Es más fácil decirlo que hacerlo.

Pero el principal reto está en la teleformación, en cómo ofrecer esos resultados a los trabajadores en un formato que sea pedagógicamente útil y adaptado al entorno de la propia empresa. La mayor parte de los gestores de una empresa nunca han diseñado ni puesto en marcha un curso de teleformación, desconocen cuáles son los métodos pedagógicos más indicados para qué casos, la adecuada progresión de los contenidos, los mecanismos más eficientes de producción de contenidos formativos o los procedimientos de evaluación del progreso.

La formación online, teleformación o elearning es un campo con un potencial evidente; podríamos decir que una necesidad esencial ya en la actualidad, pero que crecerá aún más en los años por venir. Sin embargo es de capital importancia darle la importancia que merece y asignarle los recursos necesarios para que sus resultados se materialicen en beneficio de la empresa.

Pero si por el contrario se acomete como un proyecto amateur, entonces se obtendrán resultados decepcionantes y se habrá perdido tanto dinero como una excelente oportunidad de llevar a la empresa a un nivel superior.

No olvide que vivimos en la Sociedad del Conocimiento, y las empresas que pretendan tener éxito tienen que saber muy bien cómo manejar ese conocimiento si quieren seguir siendo competitivas.