Cómo destruir una intranet hasta sus cimientos
Tarsis.net, 4 de junio de 2021
Un mal día lo tiene cualquiera, pero sembrar el caos como un profesional tumbando todas las herramientas y ventajas de una intranet está sólo al alcance de unos pocos. Nunca es tan divertido sabotear, poner palos en las ruedas y dilapidar el presupuesto como cuando toda la empresa te está mirando.
Como llevo viendo desde hace años que es imposible en esta empresa encontrar los documentos que necesitamos para trabajar, que hay veinte versiones activas de la hoja de calculo y que cuando nos embarcamos en un proyecto la información se pierde en correos electrónicos que acaban borrados o son ilocalizables, he decidido hoy presentar al comité de dirección un proyecto para crear una intranet en la empresa que nos evite todos esos problemas.
La recepción ha sido estupenda. El propio director general ha alabado la idea, me ha animado a que tome las riendas del proyecto y ha marcado un plazo de dos meses para tener la intranet funcionando. Esto marcha.
Día 1. Es importante que la intranet cause una buena impresión a la dirección. Ya tengo algunos bocetos del diseño, que va a ser espectacular. He incluido en la portada un vídeo a pantalla completa con una presentación de la empresa, que puede verse con realidad aumentada. En el diseño no me está quedando espacio para las herramientas y las notificaciones, pero ya se me ocurrirá algo.
UNA INTRANET ES UNA HERRAMIENTA. No es un escaparate y su argumento para atraer usuarios es su utilidad, no su diseño. Olvide la espectacularidad y piense en los objetivos.
Día 4. He redactado una lista con las herramientas que tiene que tener la intranet. Espero que no se me haya olvidado ninguna. También tengo una lista de la información que tiene que contener. En principio nadie tiene que poder tener acceso a nada, y luego ya veremos a quién se le da acceso a qué. Los de Recursos Humanos y Contabilidad ya me han dicho que ellos no quieren que nadie de otros departamentos pueda entrar en lo suyo.
COMPARTICIÓN Y COMUNICACIÓN son las claves de su éxito. La información que no deba estar en la intranet debe ser gestionada por aplicaciones de silo, independientes de ésta.
Día 6. Hoy me he encontrado con el presidente en el ascensor y me ha preguntado cómo va la intranet. Me he dado cuenta de que aún no me he puesto a trabajar en la presentación Power Point que voy a tener que hacer a los directores de departamento cuando se ponga en marcha.
LOS DESTINATARIOS SON LOS USUARIOS. La intranet no es un proyecto personal, para deslumbrar a la dirección. La dirección debe deslumbrarse al utilizarla y descubrir las oportunidades de nuevas formas de trabajo.
Día 10. Hoy he hecho un Zoom con la gente de la empresa de alojamiento gigantesca. Son gente muy maja, con sus polos con el logo de la empresa bordado, sus tarjetas de identificación colgando de cintas y sus gafas de pasta. Como me da miedo quedarme corto y que algo no funcione les he pedido presupuesto para dos servidores gordos redundantes en la nube, no sea que al segundo día ya vaya lenta. Me van a mandar presupuesto.
MIDA SUS RECURSOS. Empiece con una lista de requisitos según vaya a ser el uso real, y luego adapte los recursos técnicos a lo que realmente necesita. Asegúrese, eso sí, de que dichos recursos son escalables y pueden crecer si crecen sus necesidades.
Día 13. No entiendo nada del presupuesto que me han enviado los del alojamiento, pero es una pasada de dinero. Les he preguntado si el presupuesto incluye los dos servidores redundantes, y me han dicho que sí, y me han dado más explicaciones, que tampoco he entendido. Ahora a ver cómo se lo vendo al presidente.
MANTENGA EL CONTROL. Una herramienta que soporta el trabajo y la comunicación de la empresa no puede sernos extraña. Hay que invertir tiempo en conocerla y desarrollar las habilidades necesarias para su gestión.
Día 15. El presidente ha puesto una cara muy seria cuando le he contado lo que costaban los servidores para la intranet. Ha hecho una mueca de disgusto, pero a continuación ha murmurado algo sobre una «apuesta estratégica», y me ha dicho que si yo consideraba que es lo que hace falta, pues que adelante. Ahora ya tengo el respaldo del presidente.
SE BUSCA RESPONSABLE. Una intranet forma parte de la estructura de su negocio. Necesita un responsable que conozca su funcionamiento y sus necesidades, y que esté comprometido con su funcionamiento como un servicio interno.
Día 18. Tengo que retomar la lista de cosas que tiene que hacer la intranet. Ramiro, que es un cachondo, me ha dicho que tendría que tener un sistema de reserva de días de vacaciones. Milagros de contabilidad dice que ella no ve claro que la recepción de los gastos se pueda hacer de otra manera que llevándole los papeles.
NO ES UN FIN EN SÍ MISMA. Si hubiera diseñado a tiempo sabría qué funciones tiene que tener y los recursos necesarios. ¡Esto es lo primero que tenía que haber hecho!
Día 23. La gente del CRM está de uñas porque dicen que nadie les ha contado nada de la intranet y que sus datos no van a salir de su aplicación de CRM, porque sería muy fácil que hubiera fugas a la competencia. Ernesto tiene todos sus contactos de ventas en post-it que lleva en su cartera y dice que «yo es como me arreglo». Alguien les tendrá que decir algo.
IMPLICA A TODA LA EMPRESA. Una intranet concebida de arriba a abajo tiene muchas posibilidades de fracasar. Hay que involucrar en el proyecto a todas las partes implicadas, es decir, a toda la empresa.
Día 27. Han vuelto a llamar los del alojamiento para preguntarme si había tenido en cuenta que los discos SATA son más lentos que los SSD, y que si quiero me modifican la oferta, pero que va a ser un 25% más cara.
FACTORES IMPORTANTES. Aunque los recursos son siempre importantes, una intranet tiene normalmente sus cuellos de botella en otros factores: Privacidad, disponibilidad y escalabilidad. Asegúrese de que sabe bien qué aplicación va a gestionarla y que va a poder satisfacer estas necesidades.
Día 30. El diseñador gráfico ha hecho un trabajo estupendo diseñando la intranet. Tiene un montón de efectos visuales, con elementos que aparecen y desaparecen con deslizamientos suaves, un montón de imágenes de la convención de comerciales de hace dos años y, aunque ha tenido que reiniciar dos veces el navegador porque algo se había atascado, tiene un aspecto fantástico. Le he pedido que me mande un par de capturas de pantalla para poder irle enseñando algo al presidente.
PRIMERO ESTRATEGIA, LUEGO TÁCTICA. Mucho antes de plantearse el aspecto estético o la navegación, tendrá que determinar las funciones objetivo. Luego vendrá lo demás. No al revés.
Día 31. Ya hemos llegado al ecuador del proyecto. Hoy he tenido una pequeña bronca interna, cuando he sugerido a unos técnicos de IT que se tendrán que hacer cargo de la gestión de los servidores de la intranet. Al parecer les tenía que haber consultado qué tipo de servidores, sistema operativo y software había que haber pedido a los del alojamiento.
¡TODOS A BORDO! El diseño unilateral de una intranet, sin consultar las necesidades y preferencias de sus usuarios es una de las principales causas de su abandono. Pero además el equipo técnico y administrativo que se vaya a hacer cargo de la herramienta ha de estar al tanto de todo desde el minuto uno.
Día 32. Los del alojamiento me han dejado de piedra cuando me han dicho que ellos proporcionan los servidores y la conectividad, pero que el software y su gestión corren de nuestra cuenta. No me han gustado las risas contenidas de nuestros técnicos cuando se lo he dicho. Se han limitado a preguntarme qué pienso hacer. Con esta falta de colaboración no vamos a ningún sitio.
NO EMPIECE LA CASA POR EL TEJADO. Lo primero es saber qué requisitos y necesidades ha de satisfacer la intranet, qué herramientas y recursos los van a cubrir y por último abordar los detalles técnicos de los mismos.
Día 60. Hoy se cumple el plazo para tener en marcha la intranet y el presidente no me ha preguntado nada. ¿Se habrá olvidado? Llevo un retraso considerable, y cuando más aspectos veo, más difícil me parece hacer encajar todos los elementos.
FORMACIÓN Y/O SOPORTE. Si no se dispone de conocimientos y experiencia en la gestión de una intranet será necesario dotarse de formación y asesoramiento para hacerla arrancar con éxito.
Día 61. El presidente me ha llamado a su despacho y me ha preguntado por la intranet. Le he contado lo complicado que está siendo llevar adelante cada una de las tareas y que sería de agradecer un poco más de cooperación por parte de todos. Me ha pedido una nueva fecha y yo no he sabido dársela. No parecía muy satisfecho.
Día 71. Hoy tenía pensado hacer algunas pruebas en la intranet tal y como está ahora mismo, pero no he podido acceder. He llamado a nuestros técnicos, pero como es Semana Santa no había de guardia ninguno que supiera cómo levantarla, así que todo retrasado hasta que vuelvan de vacaciones.
UN ACTIVO FUNDAMENTAL. Una intranet es una herramienta que vertebra el trabajo en una empresa. Es tan crítica como el correo electrónico. Requiere en todo momento de alguien que pueda solventar incidencias.
Día 92. Por fin hoy he presentado la intranet a la dirección. He metido la presentación en una memoria USB, por si algo fallaba en la intranet, y he tenido que condensarla en diez minutos, porque los directores tenían prisa, y casi no he podido explicarles cómo hay que trabajar a partir de mañana. Aun así varios me han felicitado al salir.
Día 98. ¡Pánico, pánico, pánico! Hoy, cuando hemos llegado a la oficina, al cargar la dirección de la intranet sólo aparecían unos mensajes de texto indicando errores sobre una página en blanco. He llamado en seguida a los chicos del alojamiento y les he explicado, pero me han dicho que el servidor estaba funcionando correctamente, y que la aplicación de intranet era la que estaba produciendo el error.
A continuación he llamado a los compañeros de IT, y me han dicho que el que tiene la clave del administrador de la intranet es Roberto, que hoy se había cogido un día para hacer snowboarding, y que era prácticamente imposible localizarle.
El teléfono ha empezado a sonar y se han sucedido mensajes de correo electrónico mandándome pantallazos con el error del navegador. He empezado a sudar frío y a responder que había problemas técnicos y que estábamos trabajando en ello. Pero estaba yo solo.
Al poco me ha llamado Rubén, de IT, para decirme que el error en la pantalla indicaba un posible problema de corrupción de la base de datos de la intranet, y que restaurando la última copia de seguridad probablemente se resolvería el problema.
¿Quién tiene una copia de seguridad de la base de datos de la intranet? Yo no. He vuelto a llamar a la empresa de alojamiento y les he dicho lo que me había contado Rubén. Me han preguntado si habíamos hecho copia de seguridad, pero parece que nadie había pensado en hacerla, así que no, no teníamos copia de seguridad.
En la hora de la comida ha llamado la secretaria del presidente, para preguntar que qué pasaba con la intranet, que el presidente no había podido enseñársela a una visita. Le he respondido con las habituales excusas, diciendo que a los del alojamiento se les había corrompido la base de datos, pero que estábamos trabajando para restaurar la situación lo antes posible. Todo en un tono superprofesional.
He vuelto a llamar a la empresa de alojamiento y les he preguntado si no tenían una copia de seguridad. Ellos me han asegurado que hacen copias de seguridad de todos los servidores, pero que no es diaria, y que tenían que comprobar con los administradores de sistemas para ver de cuándo es la última copia de seguridad.
Han seguido pasando las horas, y llegando las llamadas y los mensajes. Los compañeros me hacían bromas en la máquina del café, así que he preferido encerrarme en el despacho durante la tarde. He vuelto a llamar al alojamiento y me han dicho que lo estaban mirando, y que sería cosa de poco.
Por fin se han marchado ya todos de la oficina. Sólo quedan los de la empresa de limpieza. Yo recargo y recargo la página de entrada a la intranet, y siguen saliendo los malditos mensajes de error.
Por fin, casi a las ocho, ha vuelto a aparecer la petición de usuario y clave para acceder. He entrado y me he encontrado con que está casi todo vacío. Al poco ha sonado el teléfono y los del alojamiento me han dicho que han restaurado la última copia de seguridad, pero que era de hacía seis días, y me han recordado que tenemos que hacer copias de seguridad de nuestros datos y mantener el software actualizado. Les he dado las gracias, sin mucha convicción.
Voy a tener que pedirles a los de personal que vuelvan a meter los formularios de petición de vacaciones. Hemos perdido las conversaciones y los mensajes de seis días.
LA PLANIFICACIÓN ES LO PRIMERO. Las copias de seguridad y la respuesta a otros problemas que puedan surgir han de establecerse desde el momento del diseño, y tener definido claramente un responsable, que puede ser del proveedor o de la propia empresa.
Día 114. Hoy he descubierto que hay un apartado de la administración de la intranet en el que puedo ver cuándo entran los usuarios, pero me he llevado un disgusto cuando he visto que casi nadie ha entrado, y de los directores sólo uno entró al día siguiente de su puesta en marcha. Le he preguntado a los de recursos humanos y me han dicho que han publicado el calendario laboral de este año y los PDF con los formularios de petición de días de vacaciones, pero que, por si acaso, se los han enviado también por correo electrónico a toda la empresa.
LA COMUNICACIÓN ES IMPORTANTE. Todo el personal que deba o pueda utilizar la intranet ha de ser consciente de su existencia y de sus posibilidades. Hay que darles información y formación, y han de saber con quién hablar si necesitan ayuda.
Día 131. Por fin me han respondido de la nueva empresa y voy a empezar a trabajar allí dentro de dos semanas, como nuevo Internal IT Services, Support & Digital Transformation Manager, para hacerme cargo de su intranet, que por suerte la tienen ya funcionando. Justo a tiempo, porque aquí el mes que viene empiezan ya con la auditoría interna y a saber el lío que se va a montar con la intranet. Me han dicho en Dirección que le deje toda la información de la intranet al nuevo becario, para que se vaya haciendo ya responsable de su gestión.
EN RESUMEN. La implantación de una intranet en la empresa no puede tener el objetivo de impresionar a la dirección o de colgarse una medalla personal. No ha de ser un proyecto faraónico, sino que debe estar basado en un diseño estratégico (establecer bien qué fines ha de conseguir basándose en las necesidades reales) y con los recursos adecuados, pero razonables.
Debe ser escalable por si crece, pero no puede empezar siendo una carga en el muchas veces ajustado presupuesto de una pequeña o mediana empresa.
Sobre todo, debe contar con las necesidades de todos los implicados, porque si no le resulta útil a los usuarios, entonces su adopción será un fracaso.
Por el contrario, si se dedica el suficiente esfuerzo a pensar, comunicar y formar, su nueva intranet será un éxito que permitirá aumentar la satisfacción y la productividad en su compañía.
Una intranet es una herramienta y no un fin en sí misma. Si cuenta usted con verdaderos profesionales que tengan en mente el mejor beneficio para su empresa, todo será más fácil.
Todos las personas y eventos reseñados en este artículo son puramente ficticios, y cualquier parecido con personas o hechos reales es puramente accidental.
Los nombres que aparecen en el artículo han sido cambiados para proteger a los culpables.
Ningún «técnico» sufrió daño durante la redacción de este artículo.
¿Tiene que poner en marcha una intranet? Infórmese de nuestro servicio de intranet y extranet. Tenemos dos décadas de experiencia en el desarrollo de herramientas de colaboración para PYMEs.
