Lo pequeño es hermoso: Microlearning en la empresa

Tarsis.net, 8 de julio de 2020

Algunas pymes carecen de medios técnicos, económicos o humanos para crear grandes programas de elearning o teleformación para sus empleados. El microlearning o microaprendizaje puede ser para ellas una solución, pero ¿de verdad el microlearning es únicamente aplicable a las microempresas?

¿Qué es el microlearning?

Como su nombre da a entender, el microlearning (también llamado microtraining o nanolearning) es una experiencia de aprendizaje encapsulada. Es una píldora de conocimiento que se puede transmitir en un lapso de tiempo que va desde unos segundos hasta, según el consenso general, unos 15 minutos. A simple vista sería fácil clasificar experiencias de aprendizaje en este marco, pero conviene que profundicemos un poco más en el concepto.

Por ejemplo: ¿es microlearning una lección que forma parte de un curso? En principio no, porque el microlearning es algo autónomo y completo en sí mismo que puede consumirse en cualquier orden, y no una pieza de un todo mayor que deba seguir un orden determinado.

¿Sería entonces microlearning un vídeo sobre cómo cambiar la rueda del coche? En ese caso sí podríamos considerarlo como tal, porque se puede saber cambiar una rueda sin necesidad de saber por ejemplo arreglar la transmisión.

¿Y qué hay de algo mixto, por ejemplo un vídeo sobre cómo aplicar filtros en una aplicación de retoque fotográfico? Es una parte del todo que sería cómo utilizar la aplicación, pero por otro lado es algo que se puede aprender de forma independiente. Bueno, pues según la opinión más extendida entre los expertos esto sí sería microlearning, porque, aunque la aplicación tenga muchas otras funciones, se puede aprender cada una de ellas de forma más o menos independiente según la necesidad del uso que se le vaya a dar al programa y la aplicación inmediata de ese conocimiento a la solución de un problema.

Ejemplos familiares de microlearning pueden ser el vídeo de una receta de cocina, una infografía sobre el ciclo del agua, un póster en el consultorio médico sobre cómo lavarse las manos, una colección de flashcards para aprender vocabulario extranjero o el panel informativo de las especies animales y vegetales que podemos encontrar en un área protegida.

¿Por qué funciona el microlearning?

Hay varios motivos por los que el microlearning tiene un gran grado de aceptación entre los que lo prueban y también entre las empresas u organizaciones que lo ofrecen. En concreto para las empresas y sus empleados las ventajas son patentes:

• Requiere una menor cantidad de recursos, tanto económicos como humanos, para su desarrollo, y por tanto es fácil de implementar y de mantener. Además poner en circulación una pieza de microlearning es relativamente rápido, por lo que es especialmente adecuado para urgencias o novedades.
• Puede dirigirse a necesidades inmediatas durante el desarrollo de la jornada laboral normal, por lo que el trabajador puede llenar un vacío de información o conocimiento en el momento y seguir trabajando gracias a ello. Eso también evita molestias e interrupciones a compañeros, a los que ya no hace falta preguntar dudas, sino que el individuo puede recurrir al repositorio de microlearning de la empresa (o donde sepa que puede encontrar esa información, como por ejemplo la intranet) y comprobarlo por sí mismo.
• El tiempo de atención que hay que dedicarle es más corto, por lo que el foco no se pierde hasta que no ha acabado la pieza. Eso quiere decir que la información transmitida se va a retener más fácilmente.
• También se recuerda más fácilmente esa información porque normalmente cuando el trabajador se dispone a abordar esa pieza de microlearning es porque la necesita en ese momento. Si no sé cómo hacer determinada operación en una aplicación y entonces busco la información y la llevo a la práctica, es más fácil que la recuerde después que si me topo con ella en un momento en que no la necesite. En estos casos decimos que la experiencia de aprendizaje es pertinente (tiene que ver con lo que estoy haciendo), oportuna (es ahora cuando necesito esa información) e inmediata (voy a aplicar el conocimiento inmediatamente después o, en algunos casos, durante su consumo).
• Al consistir en piezas accesibles y breves, el trabajador sabe que la información va a limitarse a lo importante y por tanto no le va a hacer perder el tiempo. Por ese mismo motivo no le va a importar repetirla si fuera necesario.
• Una pieza de microlearning puede servir como repaso de conocimientos adquiridos mediante un programa de formación más estructurado, por lo que la inversión que se haga en dichos programas se verá reforzada con estas pequeñas acciones de recuerdo.
• Normalmente las piezas de microlearning se pueden consumir a través del teléfono móvil, por lo que son útiles para revisar en el transporte público, en un rato de descanso o en cualquier otro sitio. No olvidemos además que el móvil es el medio favorito de los millennials, que se verán más inclinados a consumir estas píldoras de conocimiento que largos cursos, manuales o seminarios.

Como vemos, las ventajas del microlearning son importantes tanto desde el punto de vista de la empresa como del trabajador a quien va dirigido. Aunque también, naturalmente, tiene sus limitaciones (¡si no las tuviera no haría falta estudiar en la Universidad!):

• El microlearning en general no es adecuado para transmitir conceptos complejos o muy interconectados con otras áreas de la empresa. En ese caso, lo ideal es crear un curso más acorde a los contenidos que se quieran transmitir y utilizar el microlearning como repaso o recordatorio.
• Tampoco sirve para hacer una formación en profundidad. Uno no puede hacerse experto en nada a base de piezas de microlearning; para eso es necesario otro tipo de formación que además se extienda en el tiempo.

¿Cómo hacer un programa de microlearning efectivo?

Hay dos formas de abordar la oferta de microlearning de una empresa para facilitar el aprendizaje de sus trabajadores.

La primera es sencillamente empezar a crear piezas según se vayan necesitando. Es una estrategia que funciona en muchas empresas, porque pueden rápidamente tener un conjunto de elementos de microlearning que ofrecer a sus empleados, y se van cubriendo necesidades formativas a medida que se identifican esas necesidades. La cuestión que se debe plantear ineludiblemente es si efectivamente es una pieza de microlearning lo que se necesita para ese caso concreto. Pero una vez se ha decidido que así es, se puede crear la pieza, ponerla a disposición de los trabajadores (mediante una intranet o la herramienta que tenga la empresa para ello) e ir a por la siguiente.

Para muchas otras compañías, sin embargo, esto no es suficiente, bien por la forma en que está estructurado el conocimiento, o bien por las propias necesidades formativas de la plantilla.

Nuestra recomendación siempre es dedicar un rato a pensar en qué existe ya y cuál es la respuesta a la necesidad de formación que tenemos. Puede que ya tengamos una base de conocimiento que sin embargo no es lo suficientemente accesible para todos los empleados que la podrían aprovechar. Es posible que las necesidades formativas sean más profundas de lo que creíamos y que haya que crear un programa de formación mayor, de la que el microlearning sería parte. Cada empresa es un mundo, y por tanto cada una tendrá una manera diferente de abordar esta cuestión.

Pero si su compañía decide embarcarse en la creación de piezas de microlearning para sus empleados, hay varias cosas que debe tener en cuenta:

• Cada pieza de microlearning ha de abarcar un único objetivo instructivo. Es el único, digamos, ‘dogma’ (junto con la brevedad) del microlearning, y si se transgrede entonces la experiencia formativa pierde efectividad.
• Cada pieza de microlearning ha de estar orientada a la audiencia concreta o el momento concreto. Esto es relativamente fácil para una empresa, que conoce a su audiencia (sus propios trabajadores) y la naturaleza de sus trabajos, y puede saber quién va a consumir esa pieza y para solucionar qué problema o laguna formativa.
• La calidad importa. Por muy breve, sucinta, pertinente u oportuna que sea una experiencia de microlearning, si la calidad es baja su efectividad se ve mermada, la audiencia queda frustrada y será más difícil que intenten solucionar sus futuras dudas de la misma forma. Y precisamente el objetivo debe ser que el trabajador quiera aprender y hacer mejor su trabajo gracias a experiencias formativas agradables.
• Su duración, como hemos dicho, puede ser desde unos segundos hasta unos 15 minutos, pero siempre dependerá del tipo de formación, del objetivo formativo, de la audiencia y del medio utilizado. Si por ejemplo es un vídeo, la duración debería ser de unos 90 segundos. Si es un artículo en un blog, no puede ser uno que se tarde 15 minutos en leer. Recuerde siempre lo que decía Antoine de Saint-Exupéry: “La perfección se consigue no cuando no hay más que añadir, sino cuando no hay nada más por quitar”. Cuanto más breve y directa, mejor.
• Su aplicación ha de poder ser inmediata y pertinente; es decir, no podemos pedirle a un trabajador del taller que sepa contabilidad para hacer determinada operación que necesita hacer. Si para solucionar su problema lo que tiene que hacer es consultar con alguien de Administración, eso es lo que hay que enseñar en la pieza de microlearning.
• Idealmente, el trabajador debería poder comprobar en el momento si ha entendido y aprendido bien el contenido del microlearning, por lo que puede ser útil presentar un pequeño cuestionario al final para comprobar el conocimiento adquirido.

El microlearning en la empresa

Es posible que en la compañía ya existan piezas de microlearning y no seamos conscientes de ello, y que simplemente debamos mirarlas bajo otra luz para perfeccionarlas y optimizar su uso y su accesibilidad. O también puede ser que una aproximación amplia al microlearning nos permita crear verdaderas herramientas de gestión del conocimiento para facilitar la vida y el trabajo de nuestros compañeros.

La filosofía del microlearning se puede aplicar a muchas áreas de la empresa, si le echamos un poco de imaginación:

• Preguntas frecuentes o FAQ en la intranet de la empresa que respondan a preguntas organizativas o procedurales;
• Programas de onboarding o incorporación para que los nuevos empleados puedan ir conociendo las diferentes áreas de la compañía, sus flujos de trabajo, procedimientos y personas clave;
• Vídeos cortos sobre determinadas funciones del CRM o de otras aplicaciones usadas internamente cuyo uso implique cierta dificultad o sea poco intuitivo;
• Listas de comprobación de acciones como la creación de la cuenta de un cliente, la documentación que debe ir adjunta a determinado producto, los procedimientos para creación de un evento, la publicación en las redes sociales de la empresa, etc.;
• Cuestionarios que sirvan para refrescar conocimientos y que se hagan periódicamente con este fin;
• Trucos o consejos para usar determinadas funciones de aplicaciones de uso corriente en la empresa, como hojas de cálculo, etc.;
• Guías rápidas o cheat sheets para procedimientos, códigos, colores corporativos, etc.;
• Vídeos de presentación de nuevos productos y sus características para comerciales;
• Resúmenes de políticas y regulaciones, que pueden ser en texto o en vídeo, o incluso con pequeñas simulaciones o árboles de decisión;
• Guía de resolución de problemas de usuarios para uso de los operadores de la primera línea de soporte;
• Cualquier otra cosa que se pueda transmitir de forma breve y que le resuelva al trabajador un problema o le cubra una laguna formativa o de conocimiento de algún procedimiento de la empresa.

Para terminar…

Empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse del uso del microlearning para sus empleados, porque cierra vacíos de conocimiento o proporciona información útil para completar una tarea. El objetivo solo se cumplirá siempre que estas piezas sean accesibles, breves y oportunas.

Es posible que su empresa tenga una necesidad formativa que no ha identificado o que simplemente no sabe cómo satisfacer de forma rápida y económica. Es más: puede que incluso ya tenga la herramienta que necesita, pero solo tenga que pensar en cómo aplicarla al caso concreto.

En ese caso, no pierda de vista el microlearning y ¡feliz aprendizaje!